Omgaan met groepsdynamiek! Huh wat?!

Omgaan met groepsdynamiek! Huh wat?!

Al sinds de prehistorie struinen wij als mensen in groepen over de aarde. Dat is zo gegroeid uit de behoefte voor veiligheid. Een jager alleen is niet in staat om een roofdier wat op de loer ligt te verslaan op het moment dat het aanvalt. Een groep jagers daarentegen vergroot de kans exponentieel. Daar waar wij ons deze situatie allemaal kunnen voorstellen hebben wij meer moeite met het feit te accepteren dat hoewel wij nu bovenaan de voedselketen staan, ons brein nog altijd behoefte heeft aan veiligheid. Vandaag de dag zoeken we die veiligheid dus nog steeds in groepen.

Groepen vind je overal. Kijk maar om je heen: Op het werk, bij het voetbal, je thuissituatie, etc. De locaties en samenstellingen zijn eindeloos. Waar ik op wil inzoomen is de werksituatie. Wie herkent dit: Je werkt samen in een groep maar het loopt niet lekker. Er is onderling wrijving door niet uitgesproken meningsverschillen. Hier en daar is iemand jaloers op de ander omdat hij net even wat beter op kan schieten met jullie leidinggevende. Als iemand iets presteert of een mooi resultaat neerzet ben je niet blij voor hem of haar, maar had je gehoopt dat jij het zelf had gepresteerd. Er komt een nieuwe collega bij en iedereen doet ineens anders dan daarvoor.

Ik denk dat iedereen zich wel in een van bovenstaande situaties kan indenken. Wij, als leiders, hebben het hier maar moeilijk mee. We halen de gewenste targets en deadlines niet, er heerst een vervelende sfeer in de groep en het lijkt wel alsof niemand wat geeft om de ander.

Het mooie aan de hierboven geschetste situatie is dat er iets aan te doen valt. Jij kunt als leider namelijk een grote invloed uitoefenen op de efficiëntie van je groep. Hierdoor haal je de gestelde deadlines, iedereen komt met plezier naar het werk en de resultaten schieten door het dak. Het enige wat je nodig hebt is een theoretische onderbouwing en een omgeving waarin je kunt oefenen. Ben jij op dit moment een leider over een groep mensen? Ideaal.

Wat je als eerste moet weten over groepsdynamica is dat er verschillende theorieën zijn. Wat je als tweede moet weten is dat de theorieën niet zo gek veel van elkaar verschillen en het daarom dus ook niet veel uitmaakt van welke ‘expert’ jij je lering trekt. Ik heb gekozen voor Jan Remmerswaal. Een grondlegger in Nederland op het gebied van groepsdynamica. Hij definieert 6 fases binnen de groepsdynamiek:

De voorfase
Oriëntatiefase
Machtsfase
Affectiefase
Autonome groep
Afsluitingsfase

De voorfase De fase waarin je weet dat je in de toekomst gaat horen tot een bepaalde groep. De leden van de groep doen onderzoek omdat ze op zoek zijn naar houvast. Iets waar ze zekerheid uit kunnen halen omdat ze bepaalde structuur of toekomstige werkwijzen herkennen en dit kunnen spiegelen aan hun verleden. Als leider is het dus zaak om ervoor te zorgen dat de toekomstige leden van je groep, tijdig worden geïnformeerd over reeds bekende informatie. Verder is het van groot belang dat je als leider er zorg voor draagt dat bepaalde richtlijnen of structuur en de daarbij horende randvoorwaarden zijn ingeregeld voor de groep daadwerkelijk arriveert om te starten aan hun taak. Op het moment dat deze organisatorische zaken niet geregeld zijn, zal dit vertragend werken op het groepsproces.

De oriëntatiefase Dit is de fase waarin de groep elkaar voor het eerst leert kennen. De meeste zullen de kat uit de boom kijken en niet het achterste van hun tong laten zien. Initieel spelen de meeste groepsleden een ‘rol’ waarvan ze denken dat dit gewenst is door de leiding of de overige groepsleden. Iedereen is onzeker over wat er precies gebeuren gaat. Als leider is het hier belangrijk om de groep structuur te bieden. Leg duidelijk uit wat de doelstelling v/d groep is en hoe zij hier invulling aan moeten geven. Leg de regels uit waaraan jij wil dat de groepsleden zich conformeren. Alles draait in deze fase om duidelijkheid.

Machtsfase
Je kunt je voorstellen dat totdat iedereen zichzelf is er nooit een natuurlijke verdeling van posities binnen de groep kan ontstaan. Het is dus zaak om als leider ervoor te zorgen dat iedereen zo snel als mogelijk zichzelf gaat zijn. Om dit te bereiken zijn er verschillende technieken beschikbaar. Ik gebruik zelf graag verschillende discussievormen waardoor ik met scherpe stellingen bepaalde normen en waarde bovenwater haal. Door dit goed na te bespreken, door telkens de ‘waarom’ vraag te stellen, stuur ik de groep naar open en eerlijke communicatie. Daarnaast probeer ik door middel van persoonlijke vragen de groep zichzelf te laten opstellen naar elkaar waardoor er connectie kan ontstaan op bestaansniveau. Hoe eerder er binnen de groep een gevoel van vertrouwen en acceptatie heerst, des te sneller sluit de groep de machtsfase af. Deze fase gaat tevens gepaard met ‘prikkelingen’ en ‘ruzies’. De groepsleden gaan steeds meer voor zichzelf opkomen en hun positie binnen de groep innemen. Dit is niet meer dan normaal. Het is jouw taak als leider om ervoor te zorgen dat eventuele discussies wel worden uitgesproken. Door weer de ‘waarom’ vraag te stellen bij de houding en gedrag van je groepsleden creëer je inzicht en acceptatie bij elkaar waardoor uiteindelijk de natuurlijke indeling van de groep zal plaatsvinden.

Let op! Deze fase ga je niet als prettig ervaren. Hoe langer je als leider de onenigheid in de groep laat door sudderen, des te langer duurt het voor je een effectieve groep leidt.

Affectiefase Kenmerkend voor het vaststellen van de waardes binnen de groep. Hoe hecht laten we de banden binnen de groep worden. Wat is de norm voor hetgeen wat we als groep voor elkaar over hebben. Na de machtsfase waarin we vooral op onszelf gefocust waren is de aandacht nu verschoven naar de groep. Als leider kun je hierin sturen door bijvoorbeeld voorbeeldgedrag te tonen in hoever jij vindt dat het vertrouwen en de persoonlijke band met elkaar moet groeien. Om dit te illustreren met een voorbeeld zal ik een groep binnen de Koninklijke Landmacht nemen.

Stel je voor: Een groep infantristen wat in Januari 2018 bij elkaar komt om te gaan trainen voor een uitzending. Hiervoor hebben ze een half jaar de tijd om vervolgens op het vliegveld van bestemming, een paar duizend kilometer verderop, uit te stappen om het gevechtsveld te betreden. Ze lopen met 8 man op patrouille en zijn van elkaar afhankelijk of ze het gaan overleven. Als ze terugkomen van hun patrouille slapen ze in een container van 2 bij 4 meter. Dit gaat zo 4 maanden door, dag in en dag uit.

Ik vind het dan zeer belangrijk dat deze groep elkaar vertrouwd tot op het bot. Elkaar kent zoals geen ander ze kent. Waarom? Omdat ze elkaar moeten helpen een samengesteld doel te bereiken. Dat is de missie uitvoeren EN samen thuis komen. Ze moeten aan een blik genoeg hebben om te zien dat de een, de ander nodig heeft omdat het thuis even niet zo lekker loopt. Dat is de mate waarin je wilt dat ze de toenadering tot elkaar vinden voor een missie als hierboven omschreven. De mate waarin de groep waaraan jij leiding geeft tot elkaar moet groeien? Geen idee, dat moet jij als leider zelf bepalen. Om daar vervolgens zelf het goede voorbeeld in te geven.

Autonome fase Dit is de fase waarin je groep werkt op peak-performance. De sfeer is goed, men vertrouwd elkaar en heeft oog voor de gemeenschappelijke taak van de groep. Dit is waar je wilt zijn als leider met een groep. Je taak als leider is vooral om hier en daar in te springen wanneer dat nodig is. De groep zou zichzelf een periode staande kunnen houden zonder enige inmenging. Wat goed is om te realiseren is dat de autonome fase lastig is te bereiken wanneer de groep maar kortstondig bij elkaar is.

Afsluitingsfase De fase waarin we bijna afscheid van elkaar gaan nemen. Denk hierbij aan een samengestelde werkgroep die na 1 jaar van hechte samenwerking uiteen valt. De reden van uiteengaan kan verschillen, het gedrag van je groep is echter vaak hetzelfde. Mensen zijn vaak onzeker over hun toekomst. Ze vragen zich af in welke groep ze hierna komen en of dat misschien prettiger of minder prettig werken is dan de groep waarin ze voorheen zaten. Tip voor de leider: Help je mensen relativeren. Ondersteun ze in hun onderzoek naar hun toekomst zodat je deze onzekerheid zo goed als mogelijk wegneemt. Je mensen gaan in deze fase ook afstandelijker doen naar elkaar. Dit is een menselijke eigenschap om zich te beschermen tegen eventuele emoties die samengaan met het uit elkaar vallen van de groep. Benoem dit gedrag, veroordeel het niet.

Noot: Het doorlopen van de groepsdynamiek zoals hierboven omschreven is echter een utopie. Je zult in de praktijk zien dat een groep schommelt tussen de verschillende fases. Het is als leider dus belangrijk om hier continu meer bezig te zijn en te pijlen waar je groep zich bevindt. Op deze manier kun je bijsturen wanneer nodig om ervoor te zorgen dat ze zo lang als mogelijk in de autonome fase functioneren.

Ik hoop dat je er wat aan hebt. Naast de technieken die ik hierboven genoemd heb zijn er natuurlijk nog tal van andere manieren om je groep door de verschillende fases heen te loodsen. Daarnaast zijn er ook talloze gedragsindicatoren die je een idee geven in elke fase je groep zich bevind. Mijn tip als je een leider van een groep bent:

verdiep je hierin. Dat kan op verschillende manieren:

1: Volg een workshop of training onder leiding van mij. Details vind je hier.

2: Bestel via deze link het boek van Jan Remmerszwaal. Maak jezelf wegwijs binnen de wondere wereld van de groepsdynamiek!

Tot snel.